Als jij je kerkent in deze zin, moet er iets veranderen aan jouw to-do lijst en misschien zelfs wel je gehele werkwijze. Waarom? Een to-do lijst die vol blijft lopen zorgt namelijk niet alleen voor onrust, maar zorgt er ook voor dat jij je taken niet allemaal afkrijgt en steeds maar doorschuift.

Kleine taak? Weg ermee!

To-do lijst is een soort ‘hippe’ term geworden. Het wordt ook wel gebruikt als planning, waar ik voordelen en nadelen aan zie hangen. Wat ik vaak zie gebeuren is dat er bij elke gedachtengang aan een nieuwe taak de to-do lijst wordt gepakt en wordt aangevuld met de nieuwe taak. Wat ik ook wel eens heb gezien is iemand die pretendeerde alles op een rijtje te hebben (ze had zeker rijtjes) en een goede planning had voor een dag, terwijl ze voor elke dag een to-do lijst had die EINDELOOS lang was. Maar dan ook echt zo lang, dat ze de taken niet af kreeg. De taken werden niet eens doorgeschoven. De taken bleven staan en de volgende dag afgemaakt of er werd gewoon niks mee gedaan. Resultaat: ze liep altijd achter de feiten aan.

 

Voorkom dat je lijst zo lang wordt en voorkom open loops (zo schrijft Mark Tigchelaar in zijn bok Focus aan/uit). Een open loop ontstaat wanneer je aan een nieuwe taak begint, zonder een vorige taak af te hebben gemaakt. De vorige taak blijft rondspoken in je hoofd en vraagt ook aandacht. Daarom is het ook belangrijk om taken zo snel mogelijk de deur uit te werken.

 

Dit kun je doen door kleine taken direct uit te voeren. Gewoon, hup en weg ermee. Om je bewust te maken van hoe lang een taak duurt, houd het eens bij. Hoe lang ben je nou echt met iets bezig? Ook met huishoudelijke taken, want heel eerlijk: de vaatwasser uitpakken doe je meestal binnen 10 minuten.

maak verschillende lijsten

Ik hoor je denken: “verschillende lijsten? Nog minder overzicht?” Vaak worden er to-do lijsten gemaakt met daarop taken die uitgevoerd moeten worden. Dingen die er bijvoorbeeld op komen te staan zijn bepaalde stappen die je nog moet zetten voor een klant, allemaal losse taken.

 

Hierin kun je overzicht maken door gebruik te maken van verschillende lijsten, dus een lijst per klant. Zet hierop wat er gedaan moet worden de deadline erachter en wanneer jij het zelf klaar wilt hebben. Zo heb je een goed overzicht én een to-do lijst in één.

 

Nu zijn er natuurlijk ook taken die niet aan een klant te koppelen zijn. Maak hiervoor een aparte to-do lijst.

Je to-do lijst is geen planning

In het voorbeeld wat ik hiervoor gaf, de eindeloos lange to-do lijst welke een dagplanning was, gaat het al mis. Een lijst met van alles en nog wat erop kan geen planning zijn voor je dag. Je ziet alleen maar een wirwar van taken en je weet bij voorbaat al dat je het nooit af gaat krijgen, want het is veeeeeel te veel. Laat dus je to-do lijst niet je planning worden.

 

Hoe kun je het dan wel doen? Je to-do lijst kan wel leidend zijn voor taken die nog moeten gebeuren. Zo kun je bijvoorbeeld per dag bekijken welke taken je wilt doen vanaf je lijst. Je kunt hierbij zelfs een inschatting maken hoe lang je er denkt mee bezig te zijn om voor jezelf te checken of de planning niet iets te ambitieus is. Een realistische dagplanning zorgt namelijk voor veel minder stress. Als jij de hele dag tegen een lange lijst met taken aanhikt, ervaar je alleen maar druk om te moeten presteren. In 9 van de 10 gevallen krijg je dan juist helemaal niks gedaan.

 

Conclusie, maak een planning en gebruik niet je to-do lijst als je planning. Je planning bestaat natuurlijk wel uit verschillende taken en kun je ook zeker een lijst noemen. Maar voorkom gewoon dat het een enorme waslijst aan taken wordt.

 

Hier een paar tips hoe jij beter met een to-do lijst kan werken. Wil je daar nou meer over weten? Vraag dan een gratis balansgesprek aan!